Satın alma talep ve tekliflerinin vSRM (Tedarikçi İlişkileri Yönetimi) sistemi kullanılarak internet üzerinden gönderilmesi ve alınması ile, hem ana sanayi (satın alan) hem de tedarikçi (satıcı) firmalar hızlı ve güvenilir bir şekilde iş ilişkilerini geliştirebileceklerdir.

Gerek satın alma talepleri gerekse teklifler standart bir şekilde gönderilecektir. Tedarikçi firmaların verdiği teklifler satın alan firma tarafından hızlı ve doğru bir şekilde değerlendirilecektir. Teklifler ve talepler sistemde kayıtlı olacak, tedarikçi firmalar tarafından herhangi bir zamanda herhangi bir bilgisayardan görüntülenip gerekli olur ise güncellenebilecektir.

Onay alan tekliflerin ikinci bir işlem görmeden satın alma emrine dönüştürülmesi, satın alma sürecini hem satın alan firma hem de tedarikçi firmalar için hızlandıracaktır.

Satın alma sürecinin başlamasından önceki planlama döneminde yer alan talep ve teklifler ve bunların analizi vSRM sisteminde ayrı bir modül olarak kullanıma sunulmaktadır. Bu modüle virtual Request For Quotes and Analysis (vRFQA) adını veriyoruz. vRFQA içinde on dört ayrı işlevin bulunduğu gözlenmektedir. Bunlar, sırası ile Talepleri Görüntüle, Talep Yarat, Talepleri İşleme Al, Talepleri Tedarikçilere Gönder, Talepleri Değerlendir, Teklifleri Onayla, Taleplerden SA Emri Yarat, Talepleri Böl, Talebi İptal Et, Talepleri Değiştir, Yönlendirilmiş Talepleri Yanıtla, Talep Değerlendirme Geri Çağır,Tedarikçi İçin Teklif Gir ve Tedarikçi İçin Teklif Değiştir başlıkları altında toplanmışlardır.

Satın Alma Talebine Karşılık Tedarikçi Firma Tarafından e-Teklif Verilmesi

Satın alma talepleri hazırlanırken bazı ön şartlar ile hazırlanır ve teklif almak üzere tedarikçi firmalara da bu şekilde sunulur. Bu ön şartlardan bazıları şöyle olabilir;

§ Satın alan firma siz tedarikçi firmadan teklif verilirken gerek kalıp bedelleri gerekse birim fiyatlar hesaplanırken bir maliyet analizi yapılmasını isteyebilir. Bu durumda maliyet analizine konu olacak olan girdileri hazırlayacak ve size sunacaktır. Teklifinizi oluştururken bu analiz bilgilerini girebilirsiniz.

§ Satın alan firma, firmanız için bir ödeme şekli belirleyebilir. Bu durum, satın alan firmanın belirlediği ödeme şekli daha sonraki işlemlerinizde de geçerli olacak demektir. Siz de teklifinizde farklı bir ödeme şekli isteğinizi belirtebilirsiniz.

§ Satın alan firma, talepte bulunduğu tedarikçi firmaların, her bir ürün için birden fazla teklif vermesine izin verebilir. Böylece kendi içinde de opsiyonlu teklifler verebilirsiniz.

Talep Yarat (RA, PA, CM)

Talep Yaratma, Yaratma tarihinin otomatik olarak bugünü alacağı bu ekranda “Departman” ve satın alma departmanı yetkilisinin istekte bulunana yanıt vereceği tarihi ifade eden “Yanıt Verme Tarihi” zorunlu alanlar olmak üzere “Anahtar Kelime” ve “Tanım” bilgilerinin doldurulması ile "Devam Et" tuşuna tıklanarak başlar. Burada ürünlerin ekleneceği yeni bir ekran açılır.

Talebe konu olacak ürünlerin seçimi Ürün seçme penceresi yardımı ile veya biliniyorsa ürün numarası yazılarak belirlenir. Bu pencerede Ürün numarası veya ürün tanımı kısmına arama bilgisi girildiği zaman sistem bir ürün listesi getirir. Aranılan ürünün bu listede olmaması halinde yeni ürün girilebilir. Yeni girilecek olan ürünler sisteme stok-dışı ürün olarak kaydedilirler. Stoklu ürünler firmanın üretim faaliyetlerinde dolaysız olarak üretime giren ürünlerdir. Doldurulması gereken diğer alanlardan Sipariş Miktarına kaç tane ürün sipariş edilecekse o rakam girilir ve Termin Tarihi kısmına da takvim fonksiyonu yardımı ile bu ürünün ulaştırılması gereken son tarih girilir. Yıllık Tahmini Miktar zorunlu alan değildir. Not alanı firma içi kullanım için açık olup tedarikçi firmaca görülmeyecektir.

Alan 1-2-3 kısımları sipariş edilen ürün veya sektör özellikleri ile ilgili bilgiler girilebilecek ve hem ana hem tedarikci firmaca görülebilir alanlardır.Dosya yükle butonu ile resim dosyası, sözleşme veya talimatlar eklemek, birden cok dosya yüklenmesi durumunda Listele butonu ile dosya listesini görmek mümkündür.Yeni Detay Ekle butonu birden çok ürün siparişi sözkonusu ise tekrar aynı basamakları girmek için araçtır. "Seçilen Detayları Sil" tuşu yanlışlıkla eklenen veya talebe eklenmesinden vazgeçilen ürünlerin silinmesi için kullanılırken ürün detay satırlarının solunda yer alan kutunun işaretli olması gereklidir.Tüm ürünler talebe eklendikten sonra "Talep Yarat" tuşuna tıklanarak satınalma talebi satınalma yetkilisine gönderilecektir. Yeni oluşturulan bu satın alma talebinin statüsü "Açık" olarak kaydedilir ve satın alma yetkilisine e-posta mesajı ile bildirilir.

Talepleri işleme al (PA)

Yeni oluşturulan bir talebin satın alma emrinin verilebilmesi için öncelikle bu talebin işleme alınması gerekmektedir. Satın alma yetkilisi sisteme girdiği ve Talepleri İşleme Al menüsune tıkladığı zaman yalnızca yeni oluşturulan satın alma taleplerini görecektir. Satın alma talepleri arasından referans numarasına tıklayarak detaylar kısmına geçildiğinde ürünün kendisi dışında her türlü bilgi değiştirilebilir durumdadır. Anahtar kelime alanına bu satın alma emrini gruplamak için bir bilgi girilebilir veya önceden oluşturulmuş bir listeden de seçilebilir. Sipariş miktarı, termin tarihi değiştirme, dosya ekleme veya eklenmiş dosyaları silme mümkündür. “Talebi İşleme Al” tuşuna tıklandığı zaman tarihler arasında bir tutarsızlık yoksa talep işleme konur. Satın alma talebi içindeki detay satırlarında bulunan Termin Tarihi, Satın alma talebinin tümüne ait Tedarikçi Yanıt Tarihinden daha önce bir tarih olamaz. Statüsü sistem tarafından "İşlemde" olarak değiştirilir .

Talepleri Tedarikçilere Gönder (PA)

İşleme alınan bir satın alma talebinin bundan sonraki göreceği aşama tedarikçi firmalardan bu talep ile ilgili fiyat teklifleri almak olacaktır. Tedarikçi firmalardan fiyat teklifi almak için de bu talebin hangi tedarikçi firmalara gönderileceği belirlenmeli ve gönderilmelidir.

Bir satın alma yetkilisi kendi departmanindaki diğer satın alma yetkilisinin işleme aldığı talepleri görüntüleyebilir. Ancak, yalnızca kendi kodu ile işleme alınan satın alma taleplerini tedarikçi firmalara gönderebilir.

Seçilen talebin başlık bilgisi ile detayları görüntülenir. Detayında değişiklik yapıldı ise değiştirilen bilgiler üstü çizili olarak gösterilir. Bu kısımda değişiklik yapılmasına izin verilmez.

Aktif tedarikçiler listesinden Ok işaretleri (>> ve <<) tuşları yardımı ile talebin gönderileceği firmalar seçilir. Aktif tedarikçi seçiminde birden fazla tedarikçi de seçilebilir.

Mesajları Gör / Değiştir tuşuna tıklandığı zaman da o tedarikçi firmaya gönderilecek standart e-posta mesajı görüntülenir ve gerekirse bu mesaj üzerinde de değişiklik yapılabilir. Mesajlarda değişiklik yapılması durumunda mesaj yazılan ekrandaki "Talep Gönder" tuşu ile gönderim işlemini yapmak zorunludur. Mesajdaki değişiklik bir önceki ekrana dönülmesi durumunda devre dışı kalacaktır. Mesajlarda değişiklik yapmadan gönderim için ise "Talep Gönder" tuşuna tıklanmalıdır.

Satın alma talebimizin statüsü "Tedarikçilere Gönderildi" olarak değişir ve hem seçilen tedarikçi firma yetkililerine hem de talebi oluşturan, işleme alan satınalma yetkilisine bir e-posta mesajı gönderilir.

Talepleri Değerlendir (PA)

Satın alma talebimize karşılık tedarikçi firmalarımızdan aldığımız teklifler satın alma yetkilisi tarafından değerlendirilir ve bunlardan bir veya birkaçı onaylanacaktır. Bu ekranda tedarikçilere gönderilen ve teklif gelen satın alma talepleri bir arada gösterilir. Referans numarasına tıklayarak detaylarının incelenebileceği diğer ekrana geçilir. Birim ve kalıp fiyatı hesaplamalarında tedarikçi firmalarımızdan maliyet analizi kullanmalarını istenmişse, bunların detaylarına ulaşabileceğimiz ikonlar olacaktır. Bu ikonlara tıklayarak açılacak pencereden maliyet analizi detaylarını görebiliriz. Bu işlemler ile ilgili birkaç olası senaryo vardır. Satın alma yetkilisi ve onaylayıcılar bunlardan bir tanesini seçecektir:

1.Onayla , 2.Onaya Gönder , 3.Teklifler Görüntülendi / Karşı Teklif Gönderildi , 4.Talep Detaylarını Değiştir , 5.Diğer Tedarikçilere Gönder , 6.İptal , 7.Yönlendir . Onaya gönder ve Yönlendir’e tıklandığında bir sonraki kullanıcının seçileceği alanı açılacak ve burada bir kullanıcı seçimi yapılacaktır. Bu seçimin ardından istenirse doldurulan yorum alanı yanından “Değerlendir” tıklanmak suretiyle teklif ilgili bir kullanıcıya yönlendirilmiş olacaktır.

Talepleri Onayla (CM) Teklifleri onayla ekranında yalnızca onay bekleyen ve onaya gönderdiği kişice reddedilen satın alma talepleri görüntülenir. Talep detayın girildiği zaman bu talebin tarihçesi de görüntülenir. Onaylayıcı yetki sahibi kişinin de bu aşamada bazı seçenekleri vardır:

a)Teklifleri Görüntüle: Onay yetkilisi yalnızca tekliflere bakmak için bu talebi açmış ise seçeneklerden Teklifler Görüntülendi'yi seçip değerlendirme yapıp çıkabilir.

b) Onaya Gönder: Onay yetkilisi bu talebe karşılık gönderilen teklifler konusunda karara varamadıklarında, yetkilerini aştığında yada sorunluluğu paylaşmak istediklerinde bunu başka bir yetkiliye onaya gönderebilir. Bu işlem talebin tarihçesine kaydedilir ve onayına gönderilen kişiye ve satın alma yetkilisine e-posta mesajları gönderilir.

c) Onayla: Onay yetkilisi tekliflerden bir tanesini uygun bulup satın alma için onaylayabilir. Bu durumda talebin statüsü "Onaylandı" olarak değiştirilir ve e-posta mesajları gerekli kişilere gönderilir.

d) Red: Herhangi bir nedenden dolayı bu teklifleri reddedebilir. Reddedilen satın alma talebi bir sonraki kişiye değerlendirmeye gönderilmek zorundadır. Listeden sonraki değerlendirilecek kişi seçilir ve hem satın alma yetkilisine hem de bu kişiye e-posta mesajı gönderilir. Statü "Reddedildi" olarak değiştirilir.

e) Yönlendir: Talep bir başka yetkilinin değerlendirmesine sunulacak ise bu seçenek seçilecek , bir kullanıcı seçimi ile istenirse doldurulan yorum alanı yanından “Değerlendir” tıklanmak suretiyle teklif ilgili bir kullanıcıya yönlendirilmiş olacaktır

Taleplerden SA Emri Yarat (PA)

Satın alma talebinin onaylanması bir sonraki aşamaya geçişi yani bu talepten bir satın alma emri oluşturulmasını gerektirir. Onaylanan taleplerin birer satın alma emrine dönüştürülmesi için bu seçenek kullanılacaktır. Yalnızca en yetkili onaylayıcı tarafından onaylanmış satın alma talepleri listelenir. Satın alma yetkilisi bu ekranda, oluşturacağı satın alma emrine teklif detaylarının bazılarını veya tümünü alabilir. Satın alma yetkilisinin doldurması gereken alanlar “SA Emir Referans Numarası” ve, “SA Emri Termin Tarihi” alanlarıdır.

Buna ek olarak satın alan firmanın kendisine verdiği yetkilere dayanarak, gerekirse birim fiyat ve miktar alanlarında da değişiklik yapabilir. Eğer bu değişiklikleri yapmasına izin verilmedi ise bu alanlar daha önce düzenlendiği şekilde kalacaktır. “SA Emri Yarat” tuşuna tıklandığı zaman buradaki detay bilgisi satın alma emri şeklinde düzenlenir ve statüsü "Kapalı" olarak değiştirilir. Satın alma yetkilisi bu işlemi yaparken detaylar satırı önündeki “SA Emrine Dahil Et” sütununu işaretlemez ise teklif detay bilgisi olmadan bir satın alma emri oluşturulur. Bir talepten birden cok tedarikçiye aynı zamanda satınalma emri yaratılabilir. vRFQA tarafında, satın alma talebinde bulunan, satın alma yetkilisi ve onay yetkilisi bu durumdan e-posta mesajı ile haberdar edilirler.